我们根据经历过的上百次业主大会，总结了以下关键点，需要业委会（或筹备组）要特别引起重视：
1、如果其中有议题涉及到选举，则在之前公示的业主大会表决规则里一定要加入一条：本次选举为9（9为范例数字）选7，业主须一次性选择7位才能提交。
这么规定的考虑是因为要确保每一个当选的候选人的得票要达到参与户数的一半以上。如果任由业主投1票也提交，那么容易导致当选候选人得票数不足，后期产生争议。因为当选要完全无争议就必须满足二个条件：一是按得票高低取前7人，二是这7人的得票都要过参与户数的半数。
2、业主大会通知里面关于投票时间，我们一般是建议起止时间为7天，并且在后面加上“（如在此日期未达到法定要求户数，经街道社区同意可延期）”。
加上这个后，什么时候截止投票筹备组就可以有一定的灵活度。否则，到了时间参与户数或面积没达到，那么这次业主大会可能就不具有法定效力，等于前期的付出白干了。有了这个说明，顺理成章的延期后，经过努力就能够达到法定要求的数量了。
3、建议全部采用手机投票。现在智能手机几乎已经人手一部，至少每一家肯定有一部。所以不存在说没有智能手机，不会用微信。我们之前做了数次业主大会，采用了线上手机+线下纸质，结果就是几乎没有人用纸质投了。所以，不妨干脆直接全部采用手机投票。这一点，也建议在业主大会通知里要有体现。
4、业主资料的准确、真实、完整，一定要做好。这个前面马虎，后面要增加更多的时间和精力来修正。
2018年下半年。
当时有关部门联系了我们，提出因传统的纸质投票因统票难、签名有争议、小区户数多集中时间投票不现实等原因，希望我们可以开发出一个系统，可以让业主通过手机完成业主大会的投票表决。
第一次实用是五岭国际玉荷园，投票时止时间：2018.11.17--2018.11.27，一共1103户，共有727户参与的投票。该小区属于郴江街道民权路社区。当时表决的议题是：小区的楼栋长选举。
初次使用后，过程很顺利。
因为是我们原生开发，所以后面每一次应用，我们都在主管部门的指导下，不断修正完善，在满足法规的要求和业主投票的便捷性中找到最佳的表现方式和流程。
新网业主大会手机投票系统自2018年11月17日为第一个小区五岭国际玉荷园进行楼栋长选举后，共为70个小区（其中有1次是1楼栋）完成了100次业主大会手机网络投票，涉用业主近6万多户，涉专有面积900万平方。
根据我们对以往业主大会的相关数据统计，使用手机网络投票的60.6%小区光手机投票，即可达到法定的参与户数与参与面积的要求。
另有18.2%则需要加上少量线下纸质票达到要求。
那些未达到法定参与户数的小区业主大会只占极少数，主要原因是：业主资料摸底不准、议题设置不合理，筹备组执行力不强。
从我们开始接收到小区业主资料的同时我们即与筹备组（或社区）签订了保密协议，约束我们自己不能将业主资料外泄和作商业用途。
公司内部则只有项目组的人可以接触到业主资料，其它人无法获得。
投票系统设计上有数据安全的考虑，投票结束后会把线上数据撤下，以避免数万业主资料长期挂网引不良人士不良企图。
我们经常组织员工学习法律，让每个员工都清楚知道贩卖公民数据是侵犯隐私和触犯刑法的行为。
三年多来，截止目前为止，还没有发起一起业主数据外据的事件或事故。
公开透明是最好的监督方式。
我们的整个投票过程数据都是公开的，得票数据实时更新。
我们的系统记录每一个业主的投票具体时间，精确到秒。
业主投出的每一票都必须经过短信息验证，以确保是手机号本人意愿表达（业主的身份确认由筹备组负责）。
《湖南省物业管理条例》（2019版）第十六条规定：提倡采用信息技术手段进行表决。
湘建房（2019）172号《湖南省业主大会和业主委员会指导细则》第五十一条规定：在满足实名投票的条件下，鼓励采用电子投票系统进行业主大会会议的投票表决。
基于以上法规的支持，加上郴州地方政府官员的开拓创新精神，使用我们投票系统完成的业主大会投出的结果，截止目前为止在主管部门备案时，未曾出现退回不认可的情况（投票未达法定户数要求致业主大会“流产”的和筹备组在自身程序上有重大瑕疵的除外）。
自2018年11月至今，郴州市（含所辖县）使用【新网小区选举表决手机投票系统】共进行了100次业主大会手机投票。
其中有几宗开发商或物业，以流程和使用投票系统非官方指定等理由，不服、不认可投票结果，起诉至法院。
我们将相关案件的判决书进行了整理，把其中在法院认定事实部分表述提到手机投票系统的内容以截图方式按时间顺序集中展现如下（有兴趣的朋友可根据判决书编号在中国裁判网上查到完整文书，或向郴州新网索要完整内容）：
1、判决书编号：（2020）湘1002民初989号-第5页
小区名：五岭国际金桂园
2、判决书编号：（2020）湘1002民初2200号-第12页
小区名：五岭国际金桂园
3、判决书编号：（2020）湘10民终2867号-第6页
小区名：五岭国际金桂园
4、判决书编号：（2021）湘10民终1914号-第6页
小区名：学府世家
5、判决书编号：（2021）湘1021行初80号-第8页
小区名：御溪湖畔小区
6、判决书编号：（2021）湘10民终1173号-第12页
小区名：学府世家小区
7、判决书编号：（2021）湘1003民初2982号-第5页
小区名：御溪湖畔小区
8、判决书编号：（2022）湘1003民初285号-第5页
小区名：御溪湖畔小区
以上判决书（后面还有几例差不多就不列了）足以说明业主大会采用新网小区选举表决手机投票系统进行投票，其结果是合法有效的。
另：
《湖南省物业管理条例》
第十六条 业主大会可以采用集体讨论或者书面征求意见的形式。采用书面征求意见形式的，应当将征求意见书送达业主，并至少提前十五日公示相关文本和信息。
业主大会需要投票表决的，表决意见应当由业主本人签名；业主委托代理人表决的，代理人应当提交本人和业主的身份证复印件及委托书。提倡采用信息技术手段进行表决。
业主大会投票表决的全部资料应当保存三年以上，业主可以查询、复制相关原始资料，并依法实施监督。
《湖南省业主大会和业主委员会指导细则》
第四十五条 业主大会会议可以采用集体讨论、书面征求意见或者互联网的形式召开。采用书面征求意见的形式召开的，应当参照本细则第三十九条规定的方式，送达业主大会会议通知。
业主大会会议应当由业主委员会作出书面记录并存档。
业主大会成立、业主大会会议的投票表决、选举的全部资料应当保存三年以上，业主可以查询、复制相关原始资料，并依法实施监督。
业主使用起来非常简单。凡是会使用智能手机的按照提示一步一步就能完成投票。
全部过程分为二步：
第一步：身份验证
业主通过微信扫码（或点击网址）进入投票系统首页。然后输手本人手机号码，系统会自动与已导入的业主数据库匹配，匹配上则显示出楼栋号。系统会马上下发一条短信到业主手机上，业主获得验证码输入正确的验证码后，业主需完善好自己的名字，再提交。匹配不上，则说明号码有误，本人可及时打提示页上的联系电话提出修正号码的需求。
第二步：完成投票
完成身份验证后，业主即可进入勾选投票。提交完成投票。一经投出，不可撤回。业主在【我的投票】里可看到自己的投票，业主还可以在【投票首页】与【最新得票】看到本次投票的最新参与人数与得票。
注：业主完成验证后，不管后续是否勾选提交表决，均会计入已参与数。
另为了让业主能准确的知晓当次业主大会的参与情况，我们在首页还展示了参与户数与参与面积的占比，按照2021年1月1日起施行的《民法典》278条的要求，必须要有2/3以上的户数与面积参与，当次业主大会才具有法定效力。
只要有智能手机，能连上网络，不管你身在何处均可进行投票表决。
目前，系统暂不支持人在国外的业主参与表决。
筹备组应在发出业主大会通知前将通知的内容发给新网项目组工作人员进行对接。新网将根据过往的经验，对该通知的表述是否准确、议题是否合理、前期程序是否做到位等反馈建议给筹备组。
筹备组对接流程：
投票启动前三天须将下列前期工作完成
1、并将要投票的内容与业主资料提供电子文件给新网。业主资料要求说明见另一问题说明。
2、办好委托书（筹备组或社区盖章）。此项新网这边有范本文件可提供。
3、与新网签订保密协议（提供手机拍照文件过来即可）。此项新网这边有范本文件可提供。
4、投票过程中修正业主号码要指定专人微信临时群内对接（误差原则上不要超过2%，建议筹备组在选举前进行业主资料公示）
如预见投票有可能在规定时间过不了半，可提前说明可延长3-7天
5、投票结束后次日即可到新网拿投票结果报告，与投票明细数据打印稿，筹备组应在3日内应在小区公示。
小区业主大会使用【新网业主大会手机投票系统】需提供业主的以下资料：
①、需提供业主的姓名、手机号码、楼栋号与房号、房屋面积。一共４个项目，要做成Excel表格形式的文件发给我们。
②、要提供业主常用手机号码，做好一户一姓名一号码。同一业主在小区有多套房屋的，将面积累加，只算一票。
③、如有商铺应按商铺编号单列。
新网提供了以下服务：
1、协助筹备组判断业主大会流程是否合规，是否已符合条件启动业主大会投票
2、整理业主资料导入系统，投票过程中修正业主手机号码
3、启动投票后会群发一次短信告知全体业主
4、启动投票第三天起，每天传未投票业主名单由筹备组去跟进（如筹备组需要）
5、投票结果前二天，再次群发短信给未投票业主催告
6、投票结束后次日出具专业的、正式的结果报告
7、投票数据保存三年，委托方或政府有关部门可随时查询调取
首先，对业主资料的真实准确性、完整性的核实就很重要。
所以，将不动产管理中心拿到的数据和从物业公司拿到的数据进行比对，找出可疑的再电话和上门确认，最终获得一份靠谱的业主资料名单这是一次成功的业主大会过程中很重要的一环。
业主大会启动投票三天内如果不能顺利或接近“双三分之二”要求，这时候筹备组就应该启动之前会议通过的《催票预案》。由业主志愿者先通过电话方式（也可上门）联系业主催票。具体操作如下：
1、建议让每个志愿者负责1-3栋楼，大约100-200户左右。
2、激励以结果为导向。即确实拉动了多少位业主完成了投票来计酬。数据统计目前也比较方便，系统有数据支撑。
3、业主大会启动三天后为一个时间节点，这个时候把每楼栋已投的业主数量做一个记录。然后再引入志愿者催票，这个时间后再增加的投票数，建议按每户2元发放补贴给对应志愿者。如果业主号码错误，志愿者完成了修正新号码，且新号码也完成了投票，这部分建议按每户5元发放补贴。
请在电脑上下载，并通过软件进行解压缩。
委托书需要填上相关内容（户数和面积可暂时留空）并盖章
保密协议则只需打印出来盖章
以上二个文件盖章好后，拍照或扫描发给新网项目组工作人员。
除了常规的说明外，在表决规则里要明确以下几点：
1、同一人在小区内有多套房的，按一户计算，面积相加。
2、地下停车位无论有无产权证书证明均不计入当次业主大会专有面积，不参与投票。
3、既参与手机网络投票，又参加纸质投票的，以手机网络投票为准。
4、业主参与手机网络投票时，必须要勾选约定的当选委员数量方能提交。（此条特别说明：主要是为了避免后续争议，必须要让当选的委员得票数过参与业主户数的半数。）
有。下面就是演示网址。
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